Тайм менеджмент. Cекреты управления временем и качеством.
Проблему стресса из-за нехватки времени способно решить грамотное планирование. Поговорим о секретах тайм менеджмента, чтобы успевать больше за то же время, выполнять работу более качественно и с меньшей затратой сил, а, значит, чувствовать от нее максимальное удовлетворение.
Итак, секреты управления временем и качеством:
- Принцип Парето.
- Матрица Эйзенхауэра.
- Диаграмма Исикавы.
- График Ганта.
Проясним, что представляет из себя каждый из них.
1. Принцип Парето: 20% приложенных человеком усилий порождают 80% результата. Лишь 1/5 нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5 деятельности характеризуются в 16 раз меньшей эффективностью.
“Принцип 80/20”: важнейшие положения:
- Значимых факторов немного, а факторов незначительных множество — лишь единичные действия приводят к важным результатам.
- Большая часть усилий не приводит к желаемым результатам.
- Большинство удачных событий обусловлено действием небольшого числа высокопроизводительных сил; большинство неприятностей связано с действием небольшого числа высокодеструктивных сил.
Значимость принципа Парето для повышения эффективности использования времени не подлежит сомнению. Исследователи в связи с этим даже предлагают развивать специальное “мышление 80/20”: умение определять, что входит в те 20% усилий, которые могут принести 80% желаемого результата. Умение отсекать лишнее в работе может дать весьма существенные результаты.
Правила экономии усилий.
- Концентрируйтесь на ресурсах, приносящих наибольшую пользу, не пытайтесь повысить эффективность всех ресурсов сразу.
- Вместо того, чтобы выполнять повседневную или (с вашей точки зрения) рутинную работу самому, перепоручайте ее специалистам, которые могут сделать ее более профессионально.
- Выбирайте карьеру и работодателей с максимальной осторожностью и, как только это становится возможным, берите людей к себе в подчинение, а не нанимайтесь к кому-нибудь другому.
- Закон 80/20 означает, что нам следует поменьше действовать. Действие подавляет мысль. Мы транжирим или проматываем наше время именно потому, что у нас его слишком много. Если бы его не было, нечего было бы транжирить! Самый продуктивный переход в любой работе — последние 20% времени перед ее сдачей. Продуктивность работы над любым проектом можно удвоить, просто сократив время, выделенное на его реализацию.
- Тот, кто регулярно в течение 10 минут готовит план своего рабочего дня, может ежедневно экономить до двух часов рабочего времени.
- Не планируйте все свое рабочее время. Практика показывает, что целесообразно планировать примерно 60% времени, 20% оставлять на спонтанные действия (например, творчество) и 20% резервировать на незапланированные действия.
- Не забывайте, что на работу, как правило, уходит столько времени, сколько на нее выделено. Поэтому стремитесь установить конкретные сроки выполнения любого задания.
2. Матрица Эйзенхауэра.
При планировании необходимо точно определять, что именно должны сделать вы, а что можно поручить другим. Задачи типа В целесообразно поручить выполнить специалистам, подчиненным, одним словом, не выполнять самому, поскольку эти дела должны быть сделаны срочно, но они не слишком важны. Что касается задач типа Г нужно взять себя в руки и сказать себе: “Эти задачи не стоят моих усилий и времени. О них нужно просто забыть”.
Ловушка, в которую попадает большинство людей, состоит в том, что они занимаются в основном делами типа Г и В, и не могут осилить дела типа А и Б. Почему? Часто просто потому, что дела типа Г и В сделать проще, и их результаты оказываются сразу налицо. Как избавиться от этой привычки?
Привычка заниматься мелочами имеет вполне отчетливое психологическое объяснение. Все мы живем и работаем, ориентируясь как бы на две перспективы — ближнюю и дальнюю. Лишь немногие люди, для которых характерна повышенная целеустремленность, руководствуются только дальней. Необходимо просто правильно планировать последовательность работ в течение дня: начинать нужно с относительно важной, но достаточно простой задачи. В этом случае вероятность того, что вы с ней справитесь, велика, а это создаст хороший психологический настрой — ведь день-то прошел не зря. В таком состоянии можно браться за действительно сложные задачи; даже если в этот день с ней справиться не удастся, это не вызовет фрустрации (расстройства, самокритики).
Еще один практический прием “уплотнения” времени — составление перечня мелких (требующих 10-15 минут) дел. Действительно, практически никогда не удается так распланировать важные и срочные дела, чтобы рабочий график был абсолютно плотным. Кроме того, для переключения с одного важного дела на другое необходимо некоторое время. Выполнение мелких дел позволяет эффективно использовать возникающие в работе паузы, да и добавляет удовлетворения — дела идут!
Очень важное умение, способствующее не только правильному планированию времени, но и реализации планов — это навык саморазгрузки. Поэтому полезно время от времени задавать себе следующие вопросы:
- Зачем вообще это делать? (Исключить!)
- Почему именно я? (Поручить!)
- Почему именно теперь? (Установить реалистичные сроки!)
- Почему именно так? (Рационализировать!)
Делегирование, или перепоручение части прав и обязанностей — основа экономии времени. Но делегирование явно не целесообразно когда речь идет о единовременном случае. Делегирование просто необходимо при многоразовом варианте, но прежде чем его осуществить, делегирующий должен выработать и согласовать с тем, кому делегируют политику в отношении передаваемой работы.
3. Диаграмма Исикавы.
Успех достижения цели зависит от множества факторов, более и менее важных, поддающихся влиянию и от нас независящих. Диаграмма Исикавы служит для выявления всех возможных причин и факторов, чтобы максимально приблизить успех, устранив все существующие и контролируемые помехи.
Диаграмма названа в честь одного из крупнейших японских теоретиков менеджмента профессора Каору Исикавы. Метод Исикава внедрен на фирме “Тойота” и доказал свою эффективность.
Этапы создания диаграммы Исикавы:
- Определить и собрать все факторы и причины, как-нибудь образом влияющие на результат.
- Сгруппировать факторы по смыслу и причинно-следственным блокам.
- Выделить более важные и менее важные факторы внутри каждого блока.
- Проанализировать что получилось.
- Переключить внимание с факторов, которые не поддаются управлению, а также малозначимых на те, которыми можно управлять и они являются существенными.
Когда такая создаваемая диаграмма является полной, она показывает все возможные основные причины определённой проблемы. Рассмотрим на простом примере, чтобы стало понятно.
Таким образом, диаграмма Исикавы используется для анализа влияния возможных факторов и выделение наиболее важных причин, действие которых вызывает конкретные последствия и поддается управлению.
4. График Ганта.
Он применяется для планирования. Диаграмма Ганта состоит из полос, расположенных вдоль оси времени (т.е. горизонтальной). Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу в общем проекте (вид работы), её концы — моменты начала и завершения работы, её протяженность - длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит перечень задач. Помимо этого, на диаграмме могут быть отмечены общие задачи, какая часть уже сделана, в какой последовательности работы должны выполняться, метки важных моментов, метка текущего момента времени “Cегодня” и др.
Самое интересное и полезное в графике Ганта это “веха” – точка решающего момента в ходе выполнения работ, общая граница двух или более задач. При помощи вех можно визуально отобразить в каком порядке работы должны выполняться, как завершение (или частичное выполнение) одной работы является толчком для начала другой. Вехи, как и другие границы на диаграмме, не являются календарными датами! Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта. Поэтому диаграмма Ганта не является, в прямом смысле слова, графиком работ.
- Тайм менеджмент. Тест-опросник самоорганизации деятельности (ОСД). Психодиагностика управления временем.
- Мотивация на успех.
- Как управлять своей жизнью? Тест на уровень субъективного контроля (Тест УСК) Дж. Роттера· (Адаптация Е.Ф.Важина, С.А.Голынкиной, А М.Эткинда).
- Принять решение. Цитаты и афоризмы о решительности.
- Методика способность самоуправления (тест ССУ) Н. М. Пейсахов.
- Тест рефлексии. Методика диагностики уровня развития рефлексивности, опросник Карпова А.В.
Данная форма предназначена только для комментирования текущих публикаций. Если у вас есть вопрос психологу, то его следует задавать здесь.