Поиск по сайту

Тайм менеджмент. Cекреты управления временем и качеством.

Тайм менеджмент. Cекреты управления временем и качеством. Проблему стресса из-за нехватки времени способно решить грамотное планирование. Поговорим о секретах тайм менеджмента, чтобы успевать больше за то же время, выполнять работу более качественно и с меньшей затратой сил, а, значит, чувствовать от нее максимальное удовлетворение.

Итак, секреты управления временем и качеством:

  1. Принцип Парето.
  2. Матрица Эйзенхауэра.
  3. Диаграмма Исикавы.
  4. График Ганта.

Проясним, что представляет из себя каждый из них.

1. Принцип Парето: 20% приложенных человеком усилий порождают 80% результата. Лишь 1/5 нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5 деятельности характеризуются в 16 раз меньшей эффективностью.

“Принцип 80/20”: важнейшие положения:

  • Значимых факторов немного, а факторов незначительных  множество — лишь единичные действия приводят к важным результатам.
  • Большая часть усилий не приводит к желаемым результатам.
  • Большинство удачных событий обусловлено действием небольшого числа высокопроизводительных сил; большинство неприятностей связано с действием небольшого числа высокодеструктивных сил.

Значимость принципа Парето для повышения эффективности использования времени не подлежит сомнению. Исследователи в связи с этим даже предлагают развивать специальное “мышление 80/20”: умение определять, что входит в те 20% усилий, которые могут принести 80% желаемого результата. Умение отсекать лишнее в работе может дать весьма существенные результаты.

Правила экономии усилий.

  • Концентрируйтесь на ресурсах, приносящих наибольшую пользу, не пытайтесь повысить эффективность всех ресурсов сразу.
  • Вместо того, чтобы выполнять повседневную или (с вашей точки зрения) рутинную работу самому, перепоручайте ее специалистам, которые могут сделать ее более профессионально.
  • Выбирайте карьеру и работодателей с максимальной осторожностью и, как только это становится возможным, берите людей к себе в подчинение, а не нанимайтесь к кому-нибудь другому.
  • Закон 80/20 означает, что нам следует поменьше действовать. Действие подавляет мысль. Мы транжирим или проматываем наше время именно потому, что у нас его слишком много. Если бы его не было, нечего было бы транжирить! Самый продуктивный переход в любой работе — последние 20% времени перед ее сдачей. Продуктивность работы над любым проектом можно удвоить, просто сократив время, выделенное на его реализацию.
  • Тот, кто регулярно в течение 10 минут готовит план своего рабочего дня, может ежедневно экономить до двух часов рабочего времени.
  • Не планируйте все свое рабочее время. Практика показывает, что целесообразно планировать примерно 60% времени, 20% оставлять на спонтанные действия (например, творчество) и 20% резервировать на незапланированные действия.
  • Не забывайте, что на работу, как правило, уходит столько времени, сколько на нее выделено. Поэтому стремитесь установить конкретные сроки выполнения любого задания.

2. Матрица Эйзенхауэра.  

Тайм менеджмент. Cекреты управления временем и качеством.

При планировании необходимо точно определять, что именно должны сделать вы, а что можно поручить другим.  Задачи типа В целесообразно поручить выполнить специалистам, подчиненным, одним словом, не выполнять самому, поскольку эти дела должны быть сделаны срочно, но они не слишком важны. Что касается задач типа Г нужно взять себя в руки  и сказать себе: “Эти задачи не стоят моих усилий и времени. О них нужно просто забыть”.

Ловушка, в которую попадает большинство людей, состоит в том, что они занимаются в основном делами типа Г и В, и не могут осилить дела типа А и Б. Почему? Часто просто потому, что дела типа Г и В сделать проще, и их результаты оказываются сразу налицо. Как избавиться от этой привычки?


Привычка заниматься мелочами имеет вполне отчетливое психологическое объяснение. Все мы живем и работаем, ориентируясь как бы на две перспективы — ближнюю и дальнюю. Лишь немногие люди, для которых характерна повышенная целеустремленность, руководствуются только дальней. Необходимо просто правильно планировать последовательность работ в течение дня: начинать нужно с относительно важной, но достаточно простой задачи. В этом случае вероятность того, что вы с ней справитесь, велика, а это создаст хороший психологический настрой — ведь день-то прошел не зря. В таком состоянии можно браться за действительно сложные задачи; даже если в этот день с ней справиться не удастся, это не вызовет фрустрации (расстройства, самокритики).

Еще один практический прием “уплотнения” времени — составление перечня мелких (требующих 10-15 минут) дел. Действительно, практически никогда не удается так распланировать важные и срочные дела, чтобы рабочий график был абсолютно плотным. Кроме того, для переключения с одного важного дела на другое необходимо некоторое время. Выполнение мелких дел позволяет эффективно использовать возникающие в работе паузы, да и добавляет удовлетворения — дела идут!

Очень важное умение, способствующее не только правильному планированию времени, но и реализации планов — это навык саморазгрузки. Поэтому полезно время от времени задавать себе следующие вопросы:

  • Зачем вообще это делать? (Исключить!)
  • Почему именно я? (Поручить!)
  • Почему именно теперь? (Установить реалистичные сроки!)
  • Почему именно так? (Рационализировать!)

Делегирование, или перепоручение части прав и обязанностей — основа экономии времени.  Но делегирование явно не целесообразно когда речь идет о единовременном случае. Делегирование просто необходимо при многоразовом варианте, но прежде чем его осуществить, делегирующий  должен выработать и согласовать с тем, кому делегируют политику в отношении передаваемой работы.

3. Диаграмма Исикавы.

Успех достижения цели зависит от множества факторов, более и менее важных, поддающихся влиянию и от нас независящих. Диаграмма Исикавы служит для выявления всех возможных причин и факторов, чтобы максимально приблизить успех, устранив все существующие и контролируемые помехи.

Диаграмма названа в честь одного из крупнейших японских теоретиков менеджмента профессора Каору Исикавы.  Метод Исикава внедрен на фирме “Тойота” и  доказал свою эффективность.

Этапы создания диаграммы Исикавы:

  • Определить и собрать все факторы и причины, как-нибудь образом влияющие на результат.
  • Сгруппировать факторы по смыслу и причинно-следственным блокам.
  • Выделить более важные и менее важные факторы внутри каждого блока.
  • Проанализировать что получилось.
  • Переключить внимание с факторов, которые не поддаются управлению, а также малозначимых на те, которыми можно управлять и они являются существенными.

Когда такая создаваемая диаграмма является полной, она показывает все возможные основные причины определённой проблемы. Рассмотрим на простом примере, чтобы стало понятно.

Тайм менеджмент. Cекреты управления временем и качеством.

Таким образом, диаграмма Исикавы используется  для анализа влияния возможных факторов и выделение наиболее важных причин, действие которых вызывает конкретные последствия и поддается управлению.

4. График Ганта.

Он применяется для планирования. Диаграмма Ганта состоит из полос, расположенных вдоль оси времени (т.е. горизонтальной). Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу в общем проекте (вид работы), её концы — моменты начала и завершения работы, её протяженность - длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит перечень задач. Помимо этого, на диаграмме могут быть отмечены общие задачи, какая часть уже сделана, в какой последовательности работы должны выполняться, метки важных моментов, метка текущего момента времени “Cегодня” и др.

Тайм менеджмент. Cекреты управления временем и качеством.

Самое интересное и полезное в графике Ганта это “веха” – точка решающего момента в ходе выполнения работ, общая граница двух или более задач. При помощи вех можно визуально отобразить в каком порядке работы должны выполняться, как завершение (или частичное выполнение) одной работы является толчком для начала другой.  Вехи, как и другие границы на диаграмме, не являются календарными датами! Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта. Поэтому диаграмма Ганта не является, в прямом смысле слова, графиком работ.

 

Нашу рассылку читают счастливые люди.

Читай и ТЫ!

 

Наша группа Вконтакте:

 

Другие статьи, которые могут быть вам интересны:

Добавить комментарий

Данная форма предназначена только для комментирования текущих публикаций.
Если у вас есть вопрос психологу, то его следует задавать в соответствующем разделе, например, здесь:
/konsultatsiya-psikhologa


© Психология счастливой жизни. Все права защищены.
При использовании материалов сайта активная ссылка на сайт обязательна.
Политика конфиденциальности. || Консультация психолога.